Në takimin e 3-të, të Unionit të Bashkive dhe Komunave shqiptare në rajon të mbajtur në Tetovë më 12 dhe 13 prill 2019 u bë zyrtarizimi i kësaj nisme përmes themelimit të Sekretariatit të përgjithshëm, i cili do të regjistrohet në Tiranë. Ky trup formal, i cili do të ketë formën e një organizate jo-fitimprurëse do të bëjë koordinimin dhe realizimin e aktiviteteve të përbashkëta.

Kryetarët e komunave anëtare të Unionit të Bashkive Shqiptare në rajon përfshirë këtu edhe komunat e reja anëtare si Çairi, Vlora dhe Tuzi vendosë që për mbarevajtjen e punës së këtij sekretariati të përbashkët të delegojnë nga një administrator nga secila komunë. Këta administrator do të angazhohen dhe punojnë për koordinimin e aktiviteteve të përbashkëta të Unionit të Bashkive dhe Komunave Shqiptare në Rajon. Gjithashtu kryetarët e komunave dhe bashkive u zotuan se Sekretariati i përgjithshëm i Unionit të komunave dhe Bashkive Shqiptare në Rajon do të fillojë të funksionojë brenda vitit. Ata u zotuan gjithashtu se, do të realizojnë të paktën 2 takime tematike brenda 1 viti.